(M&T)-. “Con los cambios de dinámica del mundo actual, la administración ha hecho migraciones masivas hacia estrategias de ejecución que faciliten el trabajo. Y gracias al uso de herramientas como el Adobe Sing, esto se vuelve una realidad”, así empezó su ponencia Allan Chanto Campos, Especialista Document Cloud en Nexsys Adobe.
Chanto ahondo sobre la digitalización de las ejecuciones administrativas durante Connecta B2B.Según el experto en Document Cloud, el 80% de la actividad administrativa aún depende del intercambio y ejecución manual.
Asimismo, el uso excesivo de recursos tanto humanos como materiales, hace que la solución se realice de forma progresiva hacía el uso de la digitalización, debido a las ventajas que trae consigo, así como la facilidad con la que se puede usar.
Adobe Sing y sus características
La importancia de esta herramienta digital es que Adobe Sign basa su funcionalidad en la posibilidad de digitalizar las firmas de todo tipo de documentos, de manera segura y fácil. Adobe Sign, representa en datos precisos un ahorro de tiempo y dinero como expresó Chanto.
“Al menos 1.5 horas diarias horas de trabajo, 96% de reducción en la ejecución eliminando firmas o fechas…$6 dólares promedio en inversión de papelería grapas, tintas, papel”, agregó.
Dicha herramientas, además, cuenta con una versatilidad de uso. La aplicación puede ejecutarse desde computadores, tales celulares donde se pueden ver todas las funciones que componen la aplicación o tablets, lo que hace sencillo de usar en cualquier momento y lugar.
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Aclaró también que dentro de Adobe Sign hay dos tipos de firmas permitidas: la firma electrónica es aquella que se puede adjuntar a la imagen, con una escritura previa, mientras que la firma digital corresponde a la que se agrega con escritura desde dispositivos ID o hecha con el mouse o táctil de la pantalla.
La seguridad es un factor clave en este tipo de operaciones de flujo. Por lo que Abobe Sign brinda una configuración de seguridad confiable. Reconocidas empresas como Amazon, Microsoft, MasterCard y muchas universidades, hacen uso de esta herramienta.
Dentro de las configuraciones de dicha herramienta están cambiar los ajustes previos a la creación del archivo, cantidad de personas involucradas, rol de cada uno de los editores del archivo, idioma de las instrucciones, nivel de seguridad: claves, autenticación por red social, incluso autenticación por teléfono móvil. Además la opción de poner fecha para el cierre de los archivos y que no se les pueda agregar firmas posteriores.
Una vez que estas configuraciones estén hechas, añadió Chanto, las personas que reciban el documento, se debe tener a disposición lo siguiente: un dispositivo con acceso a internet y un correo electrónico.
Tras recibir este archivo, solo podrán modificar las opciones que el creador ha determinado para cada uno. Una vez firmado el documento ya sea con firma electrónica o digital.
El programa dará a cada participante un respaldo de archivo con todos los documentos, firmados o por firmar para cada usuario, facilitando los flujos de trabajo.
La digitalización de los flujos de trabajo es el camino más acorde a la situación mundial actual.
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