Por: Aldo Ariel Rios, Economista & Banquero
(M&T)-. Muchas veces, claro está, es una actividad ya inmersa en nuestro día a día y que permite además proyectarnos de alguna manera, permitiéndonos transmitir, visibilizar y exponer resultados, avances de proyectos asignados, compartir conocimientos o simplemente estructurar eficientemente lo que necesitamos entregar de manera efectiva en el tiempo y espacio asignado conquistando a la audiencia y logrando nuestros objetivos.
Hoy, muchas veces, le llaman “presentaciones de impacto”, sin embargo, mas que hacer impacto es que alcancemos el objetivo que buscamos, pero logrando el balance de entendimiento y aceptación de la audiencia a quien nos dirigimos. Entonces, ¿Cómo deberíamos hacer para poder lograr ese balance?, definitivamente lo primero es que tengamos real conocimiento de lo que vamos a compartir y para esto hay que estudiar, familiarizarse del tema y, de antemano, tener una opinión propia, que podamos al menos estructurar o esquematizar en nuestras mentes el tema y decidir lo que es mas relevante destacar dependiendo de la audiencia a la que nos dirigimos, saber cuál es el objetivo del espacio otorgado y sobre todo, lo que aspiramos lograr al final de la presentación. Más allá de una simple felicitación de la audiencia que, muchas veces, se da por cortesía, la idea es que realmente hayamos alcanzado la aprobación que buscamos, el entendimiento completo de la audiencia del reto que se tenga, el compromiso de todos con las acciones pendientes o haber alcanzado el apoyo buscado luego de la presentación (recursos, apoyo, presupuestos, etc.).
Entonces, ¿Qué significa todo lo descrito anteriormente?, ¿Por qué es importante aprovechar al máximo cada minuto del espacio concedido en una reunión sea esta virtual o presencial?, teniendo en mente siempre ser mas efectivo en la idea que intento transmitirles, vamos a hacer relación a la regla del “answer fisrt”, una regla sencilla pero que nos va a permitir ubicarnos en tiempo y espacio antes de preparar una presentación, teniendo en mente que esta dinámica implica hacer un ejercicio muy interesante que nos dará claridad en cuanto al contenido, y es el poder identificar la audiencia, sus intereses, lo que busco de ellos y, sobre todo, como me pueden ayudar a lograr el objetivo que busco.
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Como ven, ya aquí implicamos algo más que el conocimiento del contenido, es también, saber quien me escuchará y que quiero lograr. Usualmente vemos presentaciones con largos contenidos que posiblemente dejan claro el conocimiento del tema, pero que no toma en cuenta que la audiencia podría mantener a lo largo de la presentación signos de interrogación en su mente y que hasta posiblemente aspiran a que termines rápido, dejando al final, ninguna conclusión y difícilmente lograr el objetivo más allá de haber sido conocido, pero como el que habla mucho o no me aportó valor.
Luego de haber realizado el ejercicio del “answer first”, tener conocimiento del tema, lograr estructurarlo y teniendo muy presente el objetivo que busco alcanzar, procedemos en el cómo plasmarlo en un power point básico y sencillo. No se necesita ser el más experto en producción para lograr que tus presentaciones, no solo sean de alto impacto, sino que también ayuden a lograr el objetivo y que tu imagen no se vea lacerada, mas bien, ayude a fortalecerte y acompañar el conocimiento que, sin duda, puedas tener.
En esta fase, mis principales recomendaciones es que tengas en cuenta los siguientes tips que me han funcionado a lo largo de mi vida profesional. Primero debes evaluar el tiempo asignado para hacer tu presentación, no hay nada más desagradable que ser impuntuales y no dejar espacio para que la audiencia pueda interactuar, enriqueciendo así tu presentación y hasta dándole el dinamismo que se traduce en alto interés en tu tema. Debes comparar el tiempo asignado versus el contenido que aspiras compartir, aquí ya vas filtrando aquello que sea mas valor para la audiencia y tu objetivo, seguido, planeas cuantos minutos vas a asignar a cada diapositiva y así entonces definir cuál es el total a presentar.
Segundo, luego que tienes ese esquema trasladas contenido a diapositivas pero, de manera gráfica, puntualizada, numérica, haciendo análisis comparativos y, sobre todo, dinámico, que invite a la pregunta, a la interacción durante la presentación. Evitemos al máximo el famoso “copy/paste” de bloques de texto, gráficas que generan más confusión que claridad, y si tienes gráficas de mucho contenido, señala aquello a lo que quieras llamar la atención. Al final de la presentación es válido que concluyamos con un resumen de lo que necesitamos, reflexiones, o siguientes pasos.
Con este breve artículo no busco que seas el experto en hacer presentaciones, pero sí que tomes en cuanto algunos tips muy válidos que estoy convencido son muy efectivos en el mundo de hoy. Cada contenido tiene sus particularidades, objetivos y audiencias, sin embargo, estos tips se pueden aplicar, inclusive para escenarios virtuales o presenciales.
Al final, asegúrate que tu presentación sea el “trailer” de la mejor película, que esa mejor película genere entusiasmo, empatía, participación y, sobre todo, interés. Para finalizar, no es menos importante que todo lo anterior, complementamos con la forma de comunicar, sea presencial o virtualmente, es que tu apariencia es muy importante, movimientos corporales, tono de voz y, de vez en cuando, una leve sonrisa para hacer de la sesión lo más agradable posible, pero esos importantes aspectos los podemos ver en otro artículo.
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