(M&T)-. Esto debido a que con la digitalización del proceso contractual, toda la información se encuentra centralizada y estandarizada en un solo lugar. Es así como, en vez de crear, imprimir, administrar y almacenar contratos en repositorios de archivos físicos, muchas empresas están pasando a utilizar plataformas CLM (Contract Lifecycle Management, por sus siglas en inglés) para la gestión de sus acuerdos de negocios.
Para José Manuel Jiménez, CEO y Fundador de Webdox CLM, un contrato es el punto de partida de toda operación comercial, siendo el eje central para la ejecución de negocios en todos los departamentos de una organización, permitiendo la correcta y fluida correlación entre áreas internas como legal, compras, ventas, recursos humanos, finanzas y otras que intervengan en sus procesos. De ahí la importancia de utilizar una plataforma de gestión contractual para optimizar estas operaciones internas y externas.
“Un CLM como el de Webdox automatiza y digitaliza todo el proceso de generación y gestión de los contratos, desde la redacción, negociación, aprobaciones, firma y seguimiento de obligaciones, hasta su renovación o término, con el objetivo de crear un ecosistema inteligente de contratos y entregar más agilidad, control, calidad y cumplimiento a las relaciones de negocios”, explica Jiménez.
Al implementar esta solución, las empresas pueden centralizar la gestión de todo el ciclo de vida del contrato y automatizar los procesos y fases que intervienen en él. Además, permite el acceso en tiempo real a toda la información contractual. Por lo tanto, se puede afirmar que un software de gestión de contratos es capaz de reducir los tiempos de creación, negociación y aprobación de nuevos contratos.
Asimismo, al tener su infraestructura basada en una plataforma cloud, el software Webdox CLM permite que los procesos asociados a la generación de un contrato puedan optimizarse, y monitorear paso a paso la redacción de manera colaborativa entre las partes, hasta llegar a la etapa de firma electrónica que, para el caso de Webdox, viene integrada de forma nativa con la plataforma.
Los beneficios de la gestión digital de contratos
Llevar los procesos contractuales a un ecosistema de contratos inteligentes representa enormes ventajas operacionales como:
Reducción del tiempo
Webdox CLM ha identificado, a través de sus casos de éxito, un gran impacto en la reducción de tiempos de operación contractual. Por ejemplo, una de las principales empresas de telecomunicaciones de Chile que hace parte de su portafolio de clientes, ha identificado una reducción de 25% del tiempo total del proceso de solicitud, elaboración, aprobación y firma de sus contratos. También, una importante startup en el mercado Latinoamericano ha logrado disminuir sus tiempos de respuesta en toda la compañía con el uso del CLM.
Reducción de costos
Contar con una herramienta de gestión digital del ciclo de vida de los contratos – contemplando todo lo relacionado con tiempos, histórico de costos y actualización de cláusulas, entre otras cosas – permitirá a la empresa optimizar sus recursos y administrar de mejor forma sus acuerdos de negocios, al punto de generar un 5% de ahorro del EBITDA, según estudios de EY (Ernst & Young). Esto debido a que con la digitalización del proceso contractual, toda la información se encuentra automatizada, estandarizada y centralizada en un solo lugar. Por ejemplo, una gran empresa de la industria de Alimentos y Bebidas de Colombia pudo reducir sus gastos con gestión de documentos en papel y optimizar sus acuerdos de negocios a través de la automatización de sus contratos.
Reducción de riesgos
Un software de gestión de contratos brinda la posibilidad de llevar todo el proceso de forma digital y con total trazabilidad. Para el caso de Webdox CLM las soluciones de firma electrónica integradas a su plataforma garantizan la capacidad de identificar los cambios o ajustes en un proceso de firma, lo que permite total identificación de la manipulación del firmante sobre un documento final.
Asimismo, a través de la automatización, los contratos pueden ser controlados en su cumplimiento con un recurso de asignación de alertas o notificaciones. Todo esto asegura que el acuerdo sea gestionado con seguridad y calidad, como demuestra el caso de un importante banco en Chile.
Respecto al crecimiento en la demanda por soluciones CLM en las organizaciones de Latinoamérica, José Manuel Jiménez afirma que “esto demuestra que las empresas ya perciben el impacto en agilidad y economía de recursos que se puede lograr al tener contratos de mayor calidad y mejor controlados a través de un software de gestión de contratos, lo que les permite tener más colaboración entre áreas y con terceros para construir acuerdos de negocios más justos, eficientes y transparentes para todas las partes”.
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