La nueva Ley 4-23, Orgánica de los actos del Estado Civil, le otorga la facultad a la Junta Central Electoral (JCE en lo adelante), de recopilar, tratar y procesar los datos biométricos de todos los dominicanos, con la intención de certificar la identidad de las personas.
Por Javier A. Suárez A. Socio- República Dominicana jsuarez@bdsasesores.com
(M&T)-. Este procesamiento se hará de acorde al reglamento que se dictará de la ley, prohibiendo a las entidades privadas tajantemente el uso de datos biométricos.
Entidades privadas dentro de las que se encuentran las empresas, no pueden recopilar, capturar, procesar y utilizar los datos biométricos de una persona o de un cliente, a menos que cumpla ciertos requisitos.
Que significa esto para las empresas, pues un cambio significativo a la hora de utilizar el famoso ponche o reloj biométrico, ese aparato que permite conocer el tiempo exacto cuando un trabajador ingresa al trabajo, así en caso de tener más de un aparato, el lugar exacto donde el trabajador se encuentra dentro de la empresa.
Los relojes permiten eliminar el fraude en las empresas en cuento al ponchado, recordemos esos primeros relojes que marcaban en una tarjeta la llegada y salida del trabajador, pero que cualquier compañero podía ponchar por el otro.
Así mismo también mejoran la seguridad de la empresa, pues nadie que no tenga acceso puede entrar a la misma y ayudan a mejorar la eficiencia tanto de gerentes como de empleados, que no tienen que estar al tanto con la supervisión constante de la entrada y salida de los trabajadores.
Pero, así como traen soluciones estos relojes, también traen consigo como todas las herramientas tecnológicas, el almacenamiento de datos personales de los trabajadores, lo que conlleva un tratamiento de estos acordes a la privacidad de las personas.
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Con la promulgación de la ley 4-23, se añade una pieza nueva al rompecabezas que deben armar las empresas en cuanto a políticas de privacidad de datos de los trabajadores, que deben almacenar en el cumplimiento de sus labores diarias y para el funcionamiento de la empresa.
Para que se pueda realizar el almacenamiento de datos, la entidad privada deberá informar a la persona por escrito o por medios telemáticos sobre el hecho de que se almacenarán sus datos biométricos, el propósito y el tiempo que se tendrán los datos almacenados, la persona tiene que otorgar un permiso explicito, libre, específicos, informado e inequívoco para el tratamiento de sus datos biométricos.
Como se ve las empresas deberán llevar estos requisitos con la firma de documentación extra y adicional a las ya habituales para la incorporación del trabajador, como el contrato y otros, lo que tendrá que hacerse con los formularios laborales pertinentes.
Así mismo el artículo 57 de la ley, establece que los datos biométricos podrán ser cedidos, este caso puede darse cuando una empresa cede todos sus contratos de trabajo a otra, en este caso el consentimiento no será necesario, pues es la continuación del contrato, cuyo desarrollo necesita de estos datos.
Esto afianza más la papelería jurídica que deben tener las empresas en cuanto a los datos biométricos, pues no solo el consentimiento a ser utilizados, sino que también deberán incluirse estas situaciones en donde los datos deberán de ser cedidos.
Por último, es bueno analizar el artículo 216 de la ley, establece que todas las instituciones que recauden datos biométricos tendrán que borrar estas bases de datos en un plazo de 60 días, lo que traerá consecuencias a las empresas que deberán empezar a recoger los consentimientos de sus trabajadores para el trato de los datos biométricos.
Como todas las leyes que hemos visto promulgarse en estos días, casi ninguna tiene vacatio legis, es decir no da un tiempo más que prudente para entrar en vigor, por lo que las empresas y ciudadanos estamos llamados a adaptarnos más que rápido a las cambiantes situaciones.
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