(M&T).- Analizar objetivamente el tiempo, mentalizarse y ser realistas de cuánto tiempo tiene el colaborador, y tener un adecuado balance entre su vida laboral, personal y familiar, se ha convertido en un pilar que aumenta la productividad en el trabajo. No obstante, para lograr esto, que las personas tengan un adecuado manejo del tiempo en su día a día se torna vital en la actualidad.
“El manejo efectivo del tiempo es cuando una persona logra cumplir ciertas metas diarias realizables, en un período específico de tiempo. Esto sin cometer errores innecesarios, y sin que se sienta extremadamente agotada al finalizar sus tareas. Además, de que la persona pueda realizar actividades personales y familiares, así como otros proyectos adicionales”. Comento Tanya Leiva, directora de la firma Sinapsis Consulting.
Otra consecuencia es que el personal “vive de incendio en incendio”; es decir, comete muchos errores por estar distraídos, cansados, ansiosos o colmados con cosas que hacer. En este sentido, para el trabajador se vuelve más común estar solucionando problemas, que generando resultados, frustrándose y generando un sentimiento de fracaso.
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Un tercer aspecto es que el colaborador no logra avanzar en su trabajo porque no logra los resultados que debería tener día a día, no solo a nivel profesional, sino personal. Además, se deja de lado el disfrute de tiempo de calidad con la familia o amigos, lo cual es un motor emocional para la persona. “Todo esto impacta directamente a las empresas también, porque si el colaborador no es productivo, la empresa tampoco lo será”, afirmó Leiva
Pero ¿cómo evitar estas situaciones y tener un adecuado manejo del tiempo? Leiva brindó cuatro recomendaciones:
Ser objetivos con el uso del tiempo que tenemos disponible: El problema es que sobre comprometemos el tiempo pensando que tenemos 24 horas al día en nuestras manos, pero, la realidad es que de esas horas la mayoría ya están comprometidas. Por ejemplo, debemos llevar a los hijos a la escuela, hay que atender dos reuniones en la mañana, en la noche hay que resolver un tema personal, entre otros. Lo cierto es que las personas no tienen 8 horas para disponer de ellas. Lo que se debe hacer es definir objetivamente cuánto tiempo efectivo tengo disponible al día para definir qué voy a hacer y cómo las voy a utilizar. Esto para cumplir mis metas realizables para tener esa realización diaria, semanal o mensual.
Establecer un plan personal del éxito: Se debe establecer un plan de cómo la persona va a manejar su día a día y sus proyectos, para alcanzar su éxito personal y profesional. Las metas personales y laborales deben estar incluidas en este plan, así como todo lo que implique cómo voy a lograr estas metas. Para ello hay que manejar objetivamente mí tiempo. También es muy importante determinar los momentos del día en que se tienen los picos más altos de energía, en esos momentos se deben realizar las tareas más pesadas o que requieran de mayor esfuerzo para el colaborador.
Dar lugar al descanso: Tenemos que tener un plan personal para descansar. Esto no significa que el trabajador se vaya de vacaciones una vez al año durante dos semanas después de trabajar todos los días casi 12 horas. El descanso tiene que realizarse en lapsos mientras estoy trabajando, estos momentos son adicionales a cuando se duerme. Esto porque el cerebro funciona de dos formas: Enfocada cuando la persona está concentrada en una sola cosa. La otra es en modo difuso, allí el cerebro divaga o piensa de forma libre en diferentes cosas al mismo tiempo, por ejemplo como cuando se realiza ejercicio. En esta última, el cerebro va de un pensamiento a otro según lo que la persona esté viendo, lo que ayuda a oxigenarlo. Además, si en el momento del modo enfocado no lo logré hacer bien el trabajo, en modo difuso puede llegar la solución. Un ejemplo es cuando se realiza una actividad fuera del trabajo y de pronto llega la solución a un problema. Descansar no es solo dormir, es también tener un descanso activo.
Tener respaldo de las jefaturas: Muchas veces pasa que el colaborador está realizando un trabajo que solicitó otra área de la empresa, pero su jefe inmediato le pide dedicar su tiempo a otro proyecto. El colaborador debe sentir el respaldo de su jefatura para comunicarle que en ese momento está realizando ese trabajo específico de la otra área, o indicarle a ese departamento que pondrá en pausa sus labores por la solicitud realizada por su jefe. En todo caso, esa comunicación y respaldo debe existir para poder administrar efectivamente el tiempo.
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“Lo primero que hay que hacer es analizar objetivamente el tiempo. Empezar a mentalizarnos y ser realistas de cuánto tiempo tengo en las manos. Después establecemos tareas que pueden ser posibles realizar en ese tiempo que tenemos disponible. A veces pasa que no encontramos tiempo, si esto sucede es que me estoy asignando más tareas de lo que en realidad soy capaz de hacer”, comentó Leiva.
Otros de los beneficios, desde la perspectiva de las empresas, es que se logra identificar en qué áreas y por qué razón, las personas bajan su productividad y resultados. Así como el motivo que generan problemas frecuentes de desempeño del personal y de equipos de trabajo. También se detecta cómo la empresa puede hacer algo para mejorar esta situación, impulsando los resultados que esta puede tener a nivel de productividad.
Hay varias señales en la empresa que indican que se tiene un mal manejo del tiempo. La primera es pensar que todos los errores son normales y permisibles. Segundo, el trabajador está sobre comprometiendo su tiempo, lo que provoca que no le alcance el día. Otra señal es la sensación de desgaste que tiene la persona.
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“Uno de los principales retos que vemos en el taller es el tema de las multitareas. Vivimos en entornos laborales donde se nos exige serlo porque hay imprevistos todo el tiempo. Vivimos en la era de la urgencia. Tratamos todos los trabajos como si fueran urgentes, cuando, en realidad, casi ninguno lo es. El taller se basa en el concepto de analizar qué es lo que estamos haciendo, y de comprender en qué tenemos que mejorar con respecto a nuestro tiempo”, señaló la directora de Sinapsis Consulting.
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