Por: Arianna Lupi SEO Executive Outreach Humans
Imagina qué maravilla poder tener tu trabajo funcionando mientras haces vacaciones. Así es la automatización, una revolución como lo fue la industrial en su día. La tecnología no deja de sorprender con soluciones cada vez más inteligentes. Cada vez hay más tareas que se pueden delegar en ella. ¿Qué opciones nos depara el año que empieza? Descubre cómo automatizar tu negocio en 2021, las claves y las tendencias del mercado en este sentido.
¿Cómo automatizar tu negocio este año?
La transformación se acelera, y empieza 2021 con cada vez más empresas digitalizadas, y cada vez más opciones de automatización.
Tres de cada cuatro organizaciones en todo el mundo están usando actualmente alguna tecnología de automatización, según una encuesta reciente de Deloitte. De hecho, según este mismo informe, la transformación empresarial será la inversión número 1 en los próximos 12 meses. ¿También lo será para tu negocio? Para ello, toma nota de algunas claves para definir una estrategia adecuada de automatización, que favorezca tu mayor retorno de la inversión.
Elige por dónde empezar a automatizar
Dentro de tu empresa seguro que hay muchos aspectos que pueden automatizarse, pero no pretendas abarcar demasiado de una vez. Elige los prioritarios y asegúrate de implementar una automatización adecuada. La idea es que consigas un resultado igual o mejor con menos inversión de tiempo del personal.
¿Qué tipo de actividades se pueden automatizar?
Generación de facturas
Envío de emails
Control de stock
Formación del personal
Ciertas partes de la atención al cliente
Programación de posts en las redes sociales
Tanto la contabilidad de la empresa como las tareas de marketing, recursos humanos o logística se pueden automatizar en gran medida.Hay programas de contabilidad, por ejemplo, que te permiten agilizar procesos como cobros, pagos y emisión de facturas.
¿Conoces la definición de CRM? Será de esos conceptos que manejarás cuando tu negocio sea automático, porque se refiere a la gestión de clientes con una base de datos. Olvídate de los Excels y más aún de papeles por todas partes.
También puedes automatizar tareas de marketing con herramientas como Hubspot o Hootsuite. Puedes programar contenidos y campañas, y también hay soluciones para necesidades muy específicas.
Por ejemplo, ¿sabías que hay un software para poner subtítulos a un video de forma fácil y rápida? Es una gran forma de ahorrar tiempo, porque además también puedes transcribir automáticamente un audio para convertirlo en texto.
Lo importante es que empieces por una parte y vayas aumentando progresivamente. Cada nueva inversión en automatizar tu negocio será un incremento de la productividad y la rentabilidad a largo plazo. Evalúa los avances, ve implementando pequeñas mejoras constantes, y avanza poco a poco para que tu negocio se vaya digitalizando de manera inteligente y eficiente.
Analiza dónde se te va el tiempo y dinero
Hemos visto que el horizonte es muy amplio cuando se trata de automatizar. Ahora bien, ¿qué te conviene a ti en concreto? No siempre es fácil elegir por dónde empezar. Para tomar esa decisión, ten en cuenta la productividad de tu empresa.
¿Te has parado a analizar en qué tareas o áreas del negocio pierdes más rentabilidad? Analizar las áreas y actividades menos productivas es clave para empezar a automatizar. Así podrás centrar tus primeras inversiones en lo que se vaya a rentabilizar antes.
Por ejemplo, imagina que tienes un ecommerce de moda y donde pierdes más tiempo es en el control de stock y en coordinarte con las empresas distribuidoras. En ese caso un ERP que incluya gestión de inventario y trabajo en equipo puede salvarte. Podría ahorrarte muchos emails, llamadas, reuniones e incluso incidencias y quejas de clientes o proveedores.
Forma y motiva al personal para automatizar mejor
El salto digital te supondrá unos costes antes de ver beneficios, y no solo a nivel de inversión económica. Habrá un periodo de adaptación para toda tu gente, acostumbrada a unas dinámicas de trabajo.
Asegúrate de que los programas que escojas encajen con lo que más conviene y gusta a quien deba usarlos. Por ejemplo, si implantas un nuevo software de ventas y tu equipo de comerciales no lo ve intuitivo o fácil, podría ser un enorme problema.
Con todo, por amigable e intuitiva que sea la tecnología que elijas, necesitarás una fase de capacitación, para que las personas se formen y aprendan a usar los programas. Además, es importante que todos trabajen con el mismo protocolo, para evitar confusiones desde buen comienzo.
Por otro lado, recuerda la importancia de la motivación de las personas. Ilusiona con el cambio, haz que este salto a la automatización sirva para que todos trabajen con más comodidad.
Es más, puede ser una oportunidad para el desarrollo de talento. La tecnología podría encargarse de lo más tedioso, y tu equipo humano podría empezar a ser más creativo e innovador con sus aportaciones.
Impulsa el teletrabajo en tu empresa
Recuerda que si hay algo que nos ha dejado el 2020 es la consciencia de la importancia de poder teletrabajar. Si no has digitalizado tu empresa, te puedes encontrar con la imposibilidad de coordinarte a distancia con tu gente para mantener el barco a flote.
Todo lo que se pueda realizar de manera telemática le dará a tu empresa la flexibilidad que necesita para esta nueva era digital. No solo será indispensable mientras no se resuelva al 100% la pandemia mundial. Además, será un aspecto valioso para tu negocio en el año 21 del siglo XXI.
Ten en cuenta que contar con la posibilidad de trabajar online permitirá a tu negocio contar con una plantilla cualificada de cualquier parte del mundo. La presencia en el lugar de trabajo no será una limitación para encontrar a las personas ideales para tu empresa.
Establece protocolos de funcionamiento
Si hay algo que te da la automatización, además de mejora del rendimiento, es la autonomía. Si alguien se pone enfermo o si quieres irte de vacaciones, el negocio no para. Con todo, de nada te servirá la mejor tecnología si las dinámicas de trabajo no se generan de manera adecuada.
Aprovecha el salto digital para generar formas de trabajo que mejoren la eficiencia y la comunicación de todos. Evidentemente hay pequeños detalles en cada cual tiene su estilo, pero dentro de lo posible establece sistemas de trabajo comunes.
Así, si entra alguien nuevo sabrá cómo manejarse rápidamente y dónde encontrar la información. Los procesos tienen que ser autónomos para que las personas sean más prescindibles a ese nivel. Por ejemplo, si tienes un CRM con los datos de tus clientes, asegúrate de que todos introducen la información siguiendo unos criterios claros y comunes.
Protege tus datos
No saltes a la nube sin las precauciones de seguridad necesarias. ¿Qué pasaría si un empleado desde su casa comparte información confidencial de un cliente? Es importante que protejas la información, y te asegures de que los accesos sean los que toca para cada persona de la empresa.
Apóyate en expertos de seguridad informática para evitar que se produzca un hackeo de tu empresa en la nube. Tu información es importante, y la de tus clientes también. Es fundamental asesorarte con técnicos y también con algún jurista para el aspecto legal y si es necesario contratar algún seguro de responsabilidad civil.
Automatiza, pero no pierdas el valor humano
Recuerda que automatizar no significa olvidarse al 100% de las tareas que se delegan en la tecnología. Es importante hacer seguimiento de resultados para asegurar un buen rendimiento.
Además, que la automatización de tu negocio nunca vaya a costa del trato personalizado. La inteligencia artificial tiene mucho que aportar, pero hay habilidades que de momento solo puede realizar la mente humana.
Tu equipo humano es un activo valioso de la empresa, y no se trata de que la evolución tecnológica vaya a costa de los puestos de trabajo. Creatividad, empatía, toma de decisiones complejas… son cualidades intrínsecamente humanas a seguir potenciando en 2021.
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