La adopción de nuevas tecnologías en la región continúa avanzando en todos los giros de negocio, como una opción para agilizar procesos, reducir costos y en la actualidad, para adaptarse a la “nueva normalidad”que enfrenta el mundo debidoal covid-19.
El bufete de abogados GALA en Panamá, ha logrado identificar los beneficios de la implementación de firma electrónica y se ha posicionado como un referente en la región. “Hemos logrado realizar de forma rápida y eficiente la firma de diversos documentos requeridos por el departamento de Recursos Humanos para ser presentados ante autoridades locales. Se lograron realizar más de 200 transacciones de firma en solo unos días, evitando movilizaciones y el uso de servicio de mensajería”, resaltó Eduardo Snape del departamento de tecnología de GALA.
Esta firma legal utiliza la plataforma Adobe Sign, resaltando que es una de las más seguras y que brinda mayor certeza, algo sumamente importante en la naturaleza de su giro de negocios. En la actualidad, se encuentran en la primera fase de adopción y los resultados han sido sobresalientes, por lo que se preparan para la siguiente fase que abarcará el resto de las áreas del bufete.
Las claves para lograr el éxito, según Snape, fueron la identificación de las limitaciones que provocó la pandemia y buscar una solución basada en tecnología, así como el apoyo de los tomadores de decisión, el empoderamiento de los equipos de trabajo y lograr comprender perfectamente las capacidades de la plataforma.
¿Cómo ha sido el proceso de implementación?
Durante la adopción de este tipo de tecnologías es de vital importancia una adecuada asesoría profesional y el acompañamiento de los mejores expertos en el área. “Procedimos a realizar una sesión en conjunto con Nexsys y el cliente para entender su necesidad y poder mostrar como Adobe Sign podía ayudarles en todo este proceso que requerían”, comentó la gerente de ventas de Compulab Raquel Seferlís, quienes asesoraron desde un principio a GALA .
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Como parte del proceso, realizaron prueba de concepto con los departamentos de Recursos Humanos y de Tecnología, para evaluar la herramienta y responder a todas las preguntas e inquietudes que surgieron.
La entrevistada resaltó que, esta solución de Adobe Sign ayuda a poder agilizar y firmar un documento donde sea que te encuentres, de una manera segura y fácil, automatizar procesos internos de las compañías a través de flujos de aprobaciones, a ser más eficientes y sobre todo ahorrar tiempo y simplificar tareas.
Seguridad y certeza
El apoyo y acompañamiento de Nexsys también fue fundamental en este proceso. La empresa afirmó que la plataforma permite hasta un 100% de reducción de costos en uso de papel y que se implementa acorde a las leyes internas de cada país, cumpliendo además con regulaciones y estándares mundiales como el DAS en la Unión Europea y Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN), en los Estados Unidos.
“Adobe Sign es una plataforma que integra diversas herramientas que permiten el uso eficiente de las firmas electrónicas o digitales a través de plantillas reutilizables que se enfoca en el aprovechamiento de documentos, adicional a esto tenemos herramientas como diseñador de flujos que permite la creación automatizada de flujos de trabajo por medio de ciertos parámetros de correo, la seguridad y utilización de documentos precargados”, afirmó Nexsys.
Darío Llorente, Head of LATAM Channel Sales para Adobe, indicó que esta plataforma está diseñada de manera única para garantizar que su organización cumpla con los requisitos de firma electrónica donde sea que haga negocios y también cumpla con sus políticas internas.
El directivo resaltó tres consideraciones importantes sobre Adobe Sign:
La autenticación del firmante, que permite probar las identidades de los firmantes eligiendo la mejor opción de firma para cada necesidad.
Documentar la intención y el consentimiento, por lo que puede probar que el firmante tenía la intención de firmar y consintió hacer negocios electrónicamente.
La prueba final proporciona evidencia clara de cada transacción para que pueda probar qué documento se firmó y quién lo firmó. Las copias de los documentos ejecutados se envían automáticamente a todas las partes y Adobe certifica con un sello de seguridad. El documento final se almacena en Adobe Documente Cloud o se envía al repositorio o bóveda electrónica de su elección.
El consentimiento las partes queda plasmado por medio de una aceptación de un acuerdo estándar o personalizado al firmar o antes de abrir su documento. Una firma electrónica es un símbolo electrónico adjunto a un contrato u otro registro, utilizado por una persona con la intención de firmar, en contraste las firmas digitales garantizan que un documento electrónico es auténtico.
“Las empresas para estar operativas durante el periodo de la pandemia donde había procesos que requerían una firma o aprobación en papel, migraron a digital. La madurez del mercado aceleró en procesos digitales. Nexsys siempre ha sido un distribuidor de valor agregado esencial en el ciclo de venta para soportar tanto a nuestros canales como al cliente final. Adobe Sign y Acrobat DC que son productos de Document Cloud, han tenido un beneficio adicional, ya que Nexsys cuentacon personas expertas en el producto y certificadas en la implementación e integración de estos”, finalizó Llorente.
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