Por Javier Paniagua, editor en jefe de Mercados & Tendencias
(M&T)-. El Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE), es un banco multilateral de desarrollo con sede en Honduras y oficinas en diversos países de la región centroamericana, inició su proceso de transformación digital- como parte de su Estrategia Institucional 2020-2024-, donde se ha establecido promover iniciativas para mejorar la competitividad sostenible e impulsar los cambios tecnológicos de la región, así como también a lo interno del banco.
Precisamente unas de las acciones que está asumiendo el BCIE es la implementación de la firma digital, que le permitirá reducir el uso del papel, así como el compromiso de la entidad financiera con su sistema de gestión ambiental.
Para alcanzar dicho salto tecnológico, el Banco adoptó la herramienta Adobe Sign, cuyo enfoque está basado en estándares que ofrecen la libertad de elegir entre cientos de autoridades de certificación, lo que significa que cumplirá con leyes o normativas que regulan a cada país.
“La implementación de la firma digital de Adobe ha cambiado la forma de trabajar en todas las áreas de negocio, los colaboradores pueden firmar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar de trabajo, mejorando los tiempos de respuesta en comparación al método tradicional que requiere la impresión de papel, copias, trasiego y resguardo de documentos físicos con alta huella de carbono”, explicó Richard Mesén, gerente de TI de Tecnología Virtual, partner en la implementación de la firma electrónica.
Indicaron que los documentos subidos en Adobe Sign pueden firmarse de forma digital, sellarse con la hora y validarse mediante las listas de confianza de la Unión Europea (EUTL) o la lista de confianza autorizada por Adobe (AATL) global.
“El BCIE por su carácter de Institución multilateral con presencia y operaciones no solo en Centroamérica, sino con relaciones con contrapartes ubicadas en Europa, Asia, Norte y Suramérica, tuvo que considerar las legislaciones en materia de firma digital que tienen reglamentados algunos países de esas latitudes, a fin de adoptar una solución que pudiera cumplir no solo con los requisitos legales del Banco, sino con lo requeridos por nuestras contrapartes”, comentó por su parte Francisco Cornejo, Gerente de Servicios Generales y Tecnología del BCIE al respecto de la implementación de firma digital.
Según Cornejo, el proceso de implementación de la firma digital inició por la capacitación y adopción de la misma con un grupo reducido de colaboradores clave para la implementación del proyecto que incluía personal de varios departamentos de la entidad, así como oficinas de representación en algunos países.
Inclusive el ejecutivo del BCIE indicó que “el hecho de que la solución de Adobe Sign fue integrada con varias plataformas del Banco, incluyendo las soluciones de Office 365, permitió no solo mejorar los tiempos y la eficiencia de los procesos internos del Banco que requieren firma de documentos, sino también la postura de seguridad del Banco, pues se puede controlar no solo quienes pueden firmar un documento sino también quienes pueden accederlo, pues los fundamentos criptográficos inmersos en el proceso de firmado digital hacen que esta tecnología cuente con un altísimo nivel de confianza que garantiza la integridad y el no rechazo al proceso de firmado digital”.
“La misma solución provee trazabilidad sobre todas las acciones realizadas sobre el documento, quien lo abrió, quien lo leyó, quien lo firmó, fecha, hora, ubicación del firmante y un número único de transacción que no se puede alterar”, agregó.
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Apostar a las firmas electrónicas
De acuerdo con Darío Llorente de Adobe, Forrester Consulting realizó una encuesta en línea con 450 encargados sénior alrededor del orbe, un 60 % de los líderes de negocios y tecnología encuestados señaló que las firmas electrónicas son un requisito fundamental para respaldar la continuidad y agilidad del negocio.
Esta calificación aumenta al 77% en regiones con mayor madurez en el proceso de documentos digitales.
A medida que las organizaciones aclimatan al trabajo virtual, la pandemia ha enfatizado la necesidad de las herramientas de procesamiento de documentos digitales, incluidas las firmas electrónicas, y los encuestados dijeron que la adopción se ha acelerado en cada sector, región y tamaño de empresa.
Llorente también explicó que la validez de firma está determinada por la verificación de la autenticidad del estado de certificado de ID digital y la integridad del documento de la firma.
“En Adobe, la seguridad de sus experiencias digitales es nuestra prioridad. Los procedimientos de seguridad estándar del sector están muy integrados en nuestra cultura interna y en el desarrollo de software, así como en los procesos de operaciones de servicio. Independientemente de si está relacionado con la gestión de identidades, la confidencialidad de datos o la integridad de documentos, Adobe Sign emplea prácticas de seguridad estándar del sector para proteger sus documentos, datos e información personal”, añadió Llorente.
Por su parte, Allan Chanto, especialista en Document Cloud de Nexsys señaló que Adobe Sign es una plataforma que permite a los usuarios una rápida acción de ejecución mediante los distintos procesos, ahorrando tiempo y dinero, más allá de una compra de un producto, máxime en el sector financiero donde la seguridad lo es todo.
“Adobe Sign se basa en ser la herramienta que da un valor agregado a nuestro trabajo y que permite ahorros inmensos referentes a tiempo y dinero y viene a contemplar necesidades actuales de movilidad y no depender de un sitio físico para su uso”, añadió Chanto de Nexsys.
Chanto detalló también que Adobe Sign permitió está integración con el BCIE sin mayor costo o dificultad con una completa facilidad en los procesos internos.
“El uso de la firma electrónica ha avanzado gracias a los nuevos retos y Adobe Sign está aquí para ayudar desde esa pequeña empresa hasta la empresa más grande del país, donde permite que el usuario se le garantice un ahorro desde el día uno en el uso de la herramienta”, prosiguió.
Según Richard Mesén, gerente de TI de Tecnología Virtual, las principales ventajas de implementar la firma digital en las empresas se centran en la mejora continua, movilidad y reducción de costos operativos.
Añadió que contar con el apoyo de un tercero especializado en la incorporación de estos mecanismos van a garantizar el éxito del proyecto en el menor tiempo posible.
“Nos hemos convertido en un aliado de gran valor para Nexsys debido a nuestra gran experiencia en firma digital y en la familia de Adobe Document Cloud, nuestra capacidad de realizar integraciones con todo tipo de soluciones y en la generación continua de casos de éxito en la región”, finalizó Mesén.
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