Por: Consortium Legal.
(M&T)-. Desde antes de la entrada en vigencia de las reformas a la Ley de Registros Públicos de agosto 2020, existían disposiciones que ya se encontraban reguladas en el Código de Comercio de nuestro país, dentro de las cuales encontramos las siguientes obligaciones:
Elección de Junta Directiva
Nombramiento de Vigilante
Aprobación de Estados Financieros
Celebración de Asamblea Ordinaria de Accionistas
Si bien, cada uno de estos temas suele regularse de forma específica en cada Escritura de Constitución y Estatutos, el Código de Comercio (en adelante “CC”) establece de forma general lo siguiente:
En relación con la elección de Junta Directiva, de conformidad con el artículo 244 CC la elección de los Directores debe de realizarse entre los mismos socios, por tiempo fijo y determinado, que no puede excederse de 10 años. Es importante considerar que si bien cada sociedad determina el plazo de vigencia de su Junta Directiva y que incluso en varias Escrituras de Constitución se incluye expresamente que si pasado el tiempo de vigencia no se realiza nueva elección se entenderá que la Junta Directiva electa siguen en sus funciones, recomendamos que la Junta Directiva sea renovada una vez se encuentre vencido el período de vigencia ya que existen probabilidades que algunas instituciones no acepten la renovación automática y podría retrasar la gestión que se esté tramitando.
Por otra parte, en el caso del nombramiento del Vigilante de las sociedades, el artículo 246 CC regula el nombramiento del Vigilante o Vigilantes que se pueden nombrar, ya sean accionistas o no, quienes tendrán la función de comprobar la información contable de la sociedad y deberán presentar informe anual a la Junta General. El nombramiento del vigilante también suele regularse de forma específica en los Pactos Sociales, por lo cual recomendamos revisar las Escrituras de Constitución para conocer los requisitos especiales que se deben cumplir y el Libro de Actas para examinar si actualmente la sociedad posee un vigilante nombrado.
En relación a los numerales tres y cuatro, el Código de Comercio establece la obligación de que la Junta General de Accionistas se reúna por lo menos una vez al año (art. 251 CC). Aunque nuestra legislación no señala fecha para estas reuniones, en muchos Pactos Sociales se indica que será en los primeros tres o cuatro meses de cada año y que en esta misma Asamblea se deberán aprobar los estados financieros del año anterior.
Adicional a estas obligaciones, con la última reforma a la Ley de Registros Públicos, publicada en La Gaceta Diario Oficial en agosto de 2020, podríamos añadir dos nuevas obligaciones principales:
Inscripción de composición accionaria
Registro y actualización de la información básica y del Beneficiario Final
En concordancia con el artículo 156 de la Ley No. 1035 de Reformas a la Ley de Registros Públicos, los cambios en la estructura accionaria, de participación o propiedad, de control de las sociedades mercantiles y sus representantes legales, así como cualquier cambio que modifique la identificación y actualización del Beneficiario Final de las sociedades mercantiles deberá inscribirse en el Registro Público Mercantil. Lo anterior implicará que cada vez que se realice la transferencia de acciones en una sociedad nicaragüense de documente dicho traspaso en un documento inscribible y se paguen los aranceles registrales correspondientes a fin de proceder con su inscripción.
En relación con el registro y la actualización del beneficiario final, a partir de esta reforma se creó el Registro de Beneficiario Final. Para las sociedades que ya estaban constituidas se establecieron dos ciclos de actualización de información y registro obligatorio de beneficiario final según la letra inicial de su denominación social, el primer ciclo fue para las sociedades con nombres que iniciaban de la A a la H y en E, actualmente se están actualizando de la letra I-Z y tienen como fecha límite hasta abril 2022.
Para las sociedades nuevas se ha establecido que deberán proceder con el Registro del Beneficiario Final dentro de los 30 días posteriores a la inscripción de la Escritura de Constitución en el registro público mercantil.
Como último aspecto relevante al Registro de Beneficiario Final, tenemos la obligación de actualizar esta información de acuerdo con lo establecido en el artículo 8 de la Circular emitida el 25 de noviembre del año 2020 por la Comisión Especial de Registros de la Corte Suprema de Justicia, que señala que las sociedades mercantiles deberán actualizar la información básica y del Beneficiario Final de la siguiente forma:
Ordinaria: Cada 12 meses calendario, declarando si existe o no, cambios o modificaciones de la información básica y del Beneficiario Final, o ratificando la información ya declarada.
Extraordinaria: Cuando se produzca cualquier cambio que modifique o reforme el pacto social de la Sociedad que afecte la información básica y la determinación e identificación del Beneficiario Final.
En base a lo anterior, recomendamos revisar el cumplimiento de cada uno de los aspectos antes detallados a fin de evitar que su sociedad se pueda ver afectada por el incumplimiento de alguna de estas obligaciones importantes para la operatividad de la empresa, ya sea de forma interna o en sus relaciones con instituciones públicas y entidades privadas.
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