Cada año, más empresas se suman a la ola de reportar pública y voluntariamente su desempeño en términos sociales, ambientales y de gobernanza.
(M&T)-. Según una encuesta global sobre reportes de sostenibilidad realizada en 2022 por KPMG, y que consideró como muestra a las 100 empresas más grandes de 58 países, el 79% de ellas reportan sus acciones y compromisos de sostenibilidad.
En Costa Rica, de acuerdo con el Sistema de indicadores de seguimiento a los Objetivos de Desarrollo Sostenible del 2021 (INEC), 33 empresas publican reportes de sostenibilidad. Y la tendencia va en aumento. Por esa razón, entrevistamos a Florely Quesada, socia de la firma Evo Consultoras, con 18 años de experiencia como especialista en sostenibilidad y estrategia, para que nos explique cuáles son los pasos que debe seguir una empresa que quiera elaborar su primer reporte de sostenibilidad.
¿Qué tiene que hacer una empresa que desea elaborar su primer reporte de sostenibilidad?
1. Identifique sus temas materiales
La experta fue enfática en argumentar que la base de un reporte de sostenibilidad es el Análisis de Materialidad, con el que la empresa identifica y prioriza cuáles son los temas que reflejan las principales afectaciones de la organización en la sociedad, la economía y el medioambiente.
Los temas materiales identificados determinan el contenido del reporte, esto quiere decir que la selección de los contenidos no es antojadiza, sino que se enmarca dentro de los principales impactos de la organización. Con esta base, el reporte constituye un ejercicio de rendición de cuentas sobre la gestión de los principales impactos (positivos y negativos) generados con la operación de la empresa.
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2. Defina el propósito del informe
El paso número dos es tener claridad sobre cuál es el propósito del reporte. “Normalmente, cuando una empresa decide empezar a reportar es porque se ha convertido en un requerimiento por parte de alguno de sus clientes o inversionistas, para lograr el financiamiento de un banco, o porque es un requisito para ingresar a un nuevo mercado (exportar a otro país). En otros casos, la motivación de reportar proviene del interés en demostrar un compromiso real con el desarrollo sostenible ”, explicó Quesada.
3. Segmente a la audiencia del reporte
Teniendo ya identificados los temas y el por qué la empresa publicará su primer reporte, es indispensable definir a las audiencias meta, que generalmente son las mismas que los grupos de interés (socios, clientes, proveedores, colaboradores, aliados, comunidad y otros). Una audiencia bien segmentada sirve de guía a la hora de redactar el reporte en términos de lenguaje (más o menos técnico), extensión, formatos, etc. Este es el tercer paso.
4. Identifique las fuentes de información
Lo siguiente es establecer la estructura del documento. A partir de los capítulos y subcapítulos, se identifican las áreas informantes: el departamento y persona que nos puede suministrar la información necesaria o el acceso a las fuentes de datos (registros, estadísticas, informes y documentos). “Es necesario conocer dónde en la organización está la información que yo necesito para construir el reporte”, indicó Quesada.
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5. Sensibilice a los involucrados
Además, como quinto paso, es importante sensibilizar a la organización sobre la importancia del reporte, su propósito y el tipo de información que se requiere de cada una de las personas colaboradoras. Que exista claridad al respecto creará un ambiente de mayor comprensión y anuencia para brindar información.
6. Recopile los datos
El sexto paso es, precisamente, recopilar la información a través de formularios, entrevistas y plantillas que faciliten su proceso de análisis e integración. La información recopilada debe responder al menos a 4 preguntas básicas: ¿Por qué este tema material es importante para la organización? ¿Cuál fue mi compromiso para mitigar el impacto de mis operaciones? ¿Cuáles acciones llevé a cabo y cuáles fueron los resultados?, y ¿Cuál es mi compromiso para los siguientes periodos?
También, la consultora recomienda revisar estándares internacionales y sectoriales y reportes de otras empresas líderes, para conocer qué tipo de indicadores cualitativos y cuantitativos utilizan y cómo se reportan ciertos temas. Por ejemplo, consumo energético, uso del agua, transporte, y accidentabilidad.
7. Construya el contenido
El séptimo y último paso, aunque se puede ir realizando en paralelo a la recopilación de los datos, es la redacción, revisión y diagramación del reporte. En este punto es importante respetar la línea gráfica de la marca e integrar imágenes, mapas conceptuales, textos resaltados y otros elementos que faciliten su lectura.
“Como un esfuerzo adicional siempre recomendamos que, desde antes de publicar el reporte, se planifique cómo lo van a socializar. Se puede ejecutar una campaña de comunicación y crear subproductos como videos, infografías, resúmenes ejecutivos por dimensión, activaciones y un evento de lanzamiento, para asegurar que el reporte cumpla su propósito como herramienta de transparencia y rendición de cuentas”, indicó Quesada.
Por otro lado, si usted no se decide a reportar sus acciones de sostenibilidad porque considera que es muy difícil cumplir estándares internacionales, la especialista fue clara. “No es necesario ni obligatorio que ese primer reporte cumpla con todos los requerimientos de un estándar como GRI, pero siempre recomiendo revisar esos estándares y normas específicas de la industria porque pueden facilitar el trabajo de recopilación y redacción al establecer cuál es la mejor forma de presentar la información sobre algunos temas materiales”.
“Incluso, existe la opción de hacer un reporte referenciado con GRI sólo para algunas secciones del documento. De esta manera, nos aseguramos de que el reporte realmente refleje el compromiso de la empresa con la sostenibilidad y con la mitigación de sus impactos, y es una excelente opción para las empresas que están empezando a reportar”, finiquitó.
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